Microsoft 365 có phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ không?
Microsoft 365 có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ?
Microsoft 365 phù hợp với nhiều doanh nghiệp nhỏ đang cần một bộ công cụ làm việc bản quyền, có khả năng cộng tác và quản lý tập trung. Thay vì mua và cài đặt phần mềm Office riêng cho từng máy, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365 để phục vụ các công việc như soạn thảo văn bản, lập bảng tính, trình chiếu, gửi email, lưu trữ dữ liệu và làm việc nhóm.
Điểm đáng chú ý là Microsoft 365 không chỉ bao gồm Word, Excel và PowerPoint. Tùy gói dịch vụ, doanh nghiệp còn có thể sử dụng Exchange Online cho email doanh nghiệp, OneDrive để lưu trữ cá nhân, SharePoint để quản lý tài liệu dùng chung và Microsoft Teams để trao đổi, họp trực tuyến và cộng tác.
Với doanh nghiệp nhỏ tại Buôn Ma Thuột, Đắk Lắk hoặc TP.HCM, việc sử dụng nền tảng Microsoft 365 có thể giúp chuẩn hóa công cụ làm việc giữa các nhân viên, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều máy tính hoặc nhân sự làm việc ở nhiều địa điểm.
Microsoft 365 mang lại gì cho doanh nghiệp nhỏ?
Một trong những lợi ích lớn nhất là doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm Office theo mô hình thuê bao thay vì phải mua từng phiên bản phần mềm riêng lẻ. Khi tài khoản được quản lý tập trung, người quản trị có thể cấp quyền sử dụng cho nhân viên, thay đổi người dùng và quản lý các dịch vụ đi kèm.
Word, Excel và PowerPoint vẫn là những công cụ quan trọng đối với hầu hết doanh nghiệp. Nhân viên văn phòng có thể sử dụng Word để xử lý tài liệu, Excel để quản lý dữ liệu và tính toán, PowerPoint để tạo tài liệu trình bày. Việc sử dụng phiên bản Microsoft 365 còn giúp doanh nghiệp tiếp cận các tính năng và bản cập nhật mới trong thời gian gói dịch vụ còn hiệu lực.
Microsoft 365 cũng hỗ trợ làm việc trên nhiều thiết bị. Nhân viên có thể sử dụng máy tính Windows, Mac và các thiết bị di động tương thích tùy theo chính sách và gói bản quyền được doanh nghiệp lựa chọn. Điều này đặc biệt hữu ích đối với doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên làm việc ngoài văn phòng.
Email doanh nghiệp và quản lý tài khoản
Đối với doanh nghiệp nhỏ, email là một phần quan trọng trong quá trình giao tiếp với khách hàng và đối tác. Các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp có thể cung cấp email doanh nghiệp sử dụng tên miền riêng thông qua Exchange Online.
Ví dụ, thay vì sử dụng địa chỉ email miễn phí, doanh nghiệp có thể triển khai địa chỉ dạng tennhanvien@tencongty.vn. Việc này giúp hệ thống email có tính đồng bộ hơn và doanh nghiệp có thể quản lý tài khoản nhân viên từ hệ thống quản trị tập trung.
Khi nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí, quản trị viên có thể thực hiện các thay đổi liên quan đến tài khoản mà không cần phụ thuộc vào từng máy tính cá nhân. Đây là điểm Microsoft 365 có lợi thế rõ rệt so với việc mỗi nhân viên tự sử dụng một bộ Office riêng.
Khả năng lưu trữ và cộng tác
Microsoft 365 phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không chỉ vì Word, Excel và PowerPoint mà còn nhờ khả năng kết hợp giữa lưu trữ và cộng tác trực tuyến.
OneDrive có thể được sử dụng để lưu trữ và đồng bộ dữ liệu của người dùng. Trong khi đó, SharePoint phù hợp hơn với tài liệu của phòng ban hoặc nhóm làm việc. Microsoft Teams có thể hỗ trợ trao đổi nội bộ, họp trực tuyến và chia sẻ tài liệu trong quá trình làm việc.
Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân viên cùng xử lý một bảng Excel, tài liệu Word hoặc bài thuyết trình, việc cộng tác trực tuyến có thể giảm tình trạng mỗi người giữ một phiên bản tài liệu khác nhau.
Microsoft 365 có phù hợp với doanh nghiệp ít nhân viên?
Doanh nghiệp có quy mô nhỏ vẫn có thể sử dụng Microsoft 365 nếu nhu cầu thực tế phù hợp. Một công ty chỉ có vài nhân viên không nhất thiết phải triển khai toàn bộ hệ sinh thái ngay từ đầu. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những nhu cầu thiết yếu như email doanh nghiệp, Office bản quyền và lưu trữ dữ liệu.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ cần Word, Excel và PowerPoint để sử dụng trên một số ít máy tính, việc lựa chọn một phiên bản Office mua một lần có thể là phương án cần được xem xét. Hai mô hình có cách cấp phép và tính năng khác nhau, vì vậy doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu trước khi mua.
Điểm quan trọng là không nên chỉ dựa vào số lượng nhân viên để lựa chọn. Doanh nghiệp cần xem xét cả số lượng thiết bị, nhu cầu email, lưu trữ, làm việc từ xa, cộng tác và khả năng quản trị tài khoản.
Microsoft 365 khác gì Office mua một lần?
Office mua một lần và Microsoft 365 phục vụ hai cách sử dụng khác nhau. Office mua một lần thường phù hợp với nhu cầu sử dụng bộ ứng dụng Office trên máy tính mà không cần thuê bao Microsoft 365.
Trong khi đó, Microsoft 365 hoạt động theo mô hình thuê bao và có thể bao gồm nhiều dịch vụ trực tuyến ngoài các ứng dụng Office. Tùy gói, doanh nghiệp có thể có thêm email doanh nghiệp, dung lượng lưu trữ, công cụ cộng tác và các chức năng quản trị.
Do đó, nếu doanh nghiệp chỉ quan tâm đến Word, Excel và PowerPoint trên máy tính thì nên xem xét cả hai mô hình. Nếu doanh nghiệp muốn xây dựng một hệ thống làm việc có tài khoản tập trung, email doanh nghiệp, lưu trữ đám mây và cộng tác trực tuyến thì Microsoft 365 có thể phù hợp hơn với nhu cầu đó.
Doanh nghiệp nhỏ nên chọn Microsoft 365 theo tiêu chí nào?
Trước khi đăng ký, doanh nghiệp nên xác định số lượng người dùng cần cấp tài khoản và các ứng dụng thực sự cần sử dụng. Không phải nhân viên nào cũng cần cùng một loại tài khoản hoặc cùng một mức dịch vụ.
Tiếp theo, cần xác định doanh nghiệp có sử dụng email theo tên miền riêng hay không, dữ liệu cần lưu trữ ở đâu và nhân viên có thường xuyên làm việc từ xa hay không. Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn gói Microsoft 365.
Doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến việc quản lý tài khoản sau khi triển khai. Một hệ thống bản quyền tốt không chỉ nằm ở việc phần mềm được kích hoạt mà còn phải đảm bảo tài khoản được quản lý đúng, phân quyền phù hợp và có quy trình xử lý khi nhân viên thay đổi hoặc nghỉ việc.
Có nên sử dụng Microsoft 365 cho doanh nghiệp nhỏ?
Microsoft 365 có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ khi doanh nghiệp cần Office bản quyền kết hợp với email, lưu trữ và các công cụ cộng tác trực tuyến. Giá trị của Microsoft 365 nằm ở hệ sinh thái và khả năng quản lý tập trung chứ không chỉ ở riêng Word, Excel hay PowerPoint.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần bộ Office cơ bản và không sử dụng các dịch vụ trực tuyến, có thể cân nhắc thêm các phiên bản Office mua một lần. Ngược lại, doanh nghiệp muốn xây dựng môi trường làm việc đồng bộ, quản lý tài khoản nhân viên và hỗ trợ làm việc trên nhiều thiết bị thì Microsoft 365 là một lựa chọn đáng để xem xét.
Kết luận
Microsoft 365 có thể đáp ứng tốt nhiều nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ, từ sử dụng Office bản quyền, email doanh nghiệp đến lưu trữ và cộng tác trực tuyến. Trước khi đăng ký, doanh nghiệp nên xác định số lượng người dùng, nhu cầu dịch vụ và cách quản lý tài khoản để lựa chọn gói phù hợp, tránh trả tiền cho những tính năng không sử dụng.
GiaThuyStore cung cấp các sản phẩm new 100%, laptop, máy in, phần mềm, PC, phụ kiện, linh kiện và thiết bị công nghệ chính hãng.
CS BMT: 24/5 Giải Phóng, P. Tân Thành, Buôn Ma Thuột, Đắk Lắk.
CS HCM: 64 Trần Thị Nghỉ, P.7, Q. Gò Vấp, TP.HCM.
Hotline: 0964256379.
