Office bản quyền cho doanh nghiệp nhỏ: Nên chọn loại nào?

Office bản quyền cho doanh nghiệp nhỏ: Nên chọn loại nào?

Với doanh nghiệp nhỏ, Microsoft Office gần như là bộ công cụ không thể thiếu cho các công việc như soạn thảo văn bản, lập bảng tính, làm báo cáo, quản lý email và chuẩn bị tài liệu kinh doanh. Tuy nhiên, khi tìm mua Office bản quyền cho doanh nghiệp, nhiều đơn vị thường phân vân giữa Office 2024 và các gói Microsoft 365.

Lựa chọn phù hợp không chỉ phụ thuộc vào giá mà còn liên quan đến số lượng nhân viên, nhu cầu sử dụng Word – Excel – PowerPoint, email doanh nghiệp, lưu trữ đám mây và khả năng làm việc nhóm.

Office bản quyền có cần thiết với doanh nghiệp nhỏ?

Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng phần mềm có bản quyền giúp đơn vị chủ động hơn trong quản lý phần mềm và hạn chế những rủi ro phát sinh từ các phiên bản Office không rõ nguồn gốc.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể xác định rõ sản phẩm đang sử dụng, người dùng được cấp phép và cách quản lý giấy phép khi thay đổi nhân sự hoặc thiết bị.

Microsoft hiện có nhiều lựa chọn dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ, trong đó đáng chú ý là Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium và Office Home & Business 2024.

Office 2024 và Microsoft 365 khác nhau như thế nào?

Đây là điểm doanh nghiệp nên xác định trước khi mua.

Office Home & Business 2024 là hình thức mua một lần cho 1 PC hoặc Mac. Bộ phần mềm bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook và OneNote phiên bản dành cho máy tính.

Trong khi đó, Microsoft 365 Business hoạt động theo mô hình thuê bao. Doanh nghiệp trả phí theo người dùng và có thể lựa chọn các gói với mức tính năng khác nhau.

Microsoft 365 Business Basic chủ yếu cung cấp Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên web, thiết bị di động, cùng email doanh nghiệp, OneDrive 1 TB/người dùng và các công cụ cộng tác.

Microsoft 365 Business Standard bổ sung các phiên bản ứng dụng dành cho máy tính, phù hợp hơn với nhân viên thường xuyên làm việc bằng Word, Excel và PowerPoint trên PC.

Microsoft 365 Business Premium hướng đến doanh nghiệp có yêu cầu cao hơn về bảo mật, quản lý thiết bị và tài khoản người dùng.

Doanh nghiệp nhỏ nên chọn Office 2024 khi nào?

Office Home & Business 2024 phù hợp nếu doanh nghiệp có nhu cầu tương đối ổn định và muốn mua giấy phép một lần thay vì duy trì thuê bao.

Ví dụ, một cửa hàng, văn phòng nhỏ hoặc hộ kinh doanh có vài máy tính cố định, chủ yếu sử dụng Word, Excel, PowerPoint và Outlook có thể cân nhắc lựa chọn này.

Ưu điểm dễ thấy là doanh nghiệp trả tiền một lần cho từng máy và không phải duy trì phí thuê bao hàng tháng. Tuy nhiên, giấy phép này gắn với một PC hoặc Mac và không mang lại hệ sinh thái dịch vụ đám mây đầy đủ như Microsoft 365.

Một điểm cần lưu ý là Office Home 2024 không phù hợp cho mục đích thương mại, trong khi Office Home & Business 2024 được Microsoft xác định dành cho gia đình và doanh nghiệp nhỏ sử dụng tại nhà hoặc nơi làm việc.

Khi nào nên chọn Microsoft 365 Business Basic?

Microsoft 365 Business Basic phù hợp với doanh nghiệp ưu tiên làm việc trực tuyến và sử dụng các dịch vụ đám mây.

Gói này cung cấp Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên web và thiết bị di động, email doanh nghiệp tùy chỉnh, 1 TB OneDrive cho mỗi người dùng cùng các công cụ như Teams, Planner, Forms và Bookings.

Đây có thể là lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên làm việc từ nhiều địa điểm, sử dụng laptop hoặc cần chia sẻ tài liệu giữa các thành viên.

Tuy nhiên, nếu nhân viên cần bộ Word, Excel, PowerPoint và Outlook cài trực tiếp trên Windows để làm việc thường xuyên thì nên xem xét Microsoft 365 Business Standard thay vì Basic.

Microsoft 365 Business Standard phù hợp với văn phòng cần làm việc chuyên nghiệp

Business Standard là lựa chọn đáng cân nhắc đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ vì cân bằng được giữa ứng dụng Office trên máy tính và các dịch vụ trực tuyến.

Người dùng có thể sử dụng Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên PC, web và thiết bị di động, đồng thời có email doanh nghiệp và 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng.

Với văn phòng có nhân viên kế toán, kinh doanh, hành chính, quản lý hoặc thường xuyên xử lý bảng tính Excel, báo giá, hợp đồng và báo cáo, Business Standard thường phù hợp hơn Business Basic.

Đặc biệt, doanh nghiệp không chỉ mua ứng dụng Office mà còn có thêm hệ thống dịch vụ phục vụ làm việc và cộng tác trực tuyến.

Có nên chọn Microsoft 365 Business Premium?

Không phải doanh nghiệp nhỏ nào cũng cần Business Premium.

Gói này phù hợp hơn với doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật, quản lý tài khoản, thiết bị và dữ liệu. Nếu doanh nghiệp chỉ cần Word, Excel, PowerPoint, Outlook và lưu trữ tài liệu thì Business Standard thường đã đáp ứng tốt nhu cầu cơ bản.

Business Premium nên được cân nhắc khi doanh nghiệp bắt đầu có nhiều nhân viên, nhiều thiết bị, dữ liệu quan trọng hoặc cần kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ hơn.

So sánh nhanh các lựa chọn Office cho doanh nghiệp nhỏ

Bảng trên được tổng hợp từ thông tin sản phẩm hiện hành của Microsoft; tính năng và tùy chọn có thể thay đổi theo từng thị trường và phiên bản.

Doanh nghiệp nhỏ nên chọn Office theo số lượng nhân viên

Một trong những cách đơn giản nhất để lựa chọn Office bản quyền cho doanh nghiệp nhỏ là tính theo nhu cầu của từng người dùng.

Nếu doanh nghiệp chỉ có 1–2 máy tính và nhân viên chủ yếu làm việc offline, Office Home & Business 2024 có thể là phương án dễ quản lý.

Nếu doanh nghiệp có nhiều nhân viên cùng sử dụng email, tài liệu và cần làm việc trên nhiều thiết bị, Microsoft 365 Business sẽ linh hoạt hơn.

Với văn phòng khoảng vài nhân viên trở lên, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc việc quản lý tài khoản theo từng người thay vì sử dụng chung một tài khoản Office cho nhiều máy.

Không nên chỉ chọn Office theo giá rẻ

Giá mua ban đầu là yếu tố dễ nhìn thấy nhất nhưng chưa phản ánh toàn bộ chi phí sử dụng.

Một giấy phép mua một lần có thể phù hợp nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát chi phí theo từng máy. Ngược lại, Microsoft 365 có chi phí định kỳ nhưng đổi lại doanh nghiệp có thêm dịch vụ đám mây, email doanh nghiệp, cộng tác và khả năng quản lý người dùng tùy gói.

Vì vậy, doanh nghiệp nên tính tổng chi phí theo số lượng nhân viên và thời gian sử dụng dự kiến thay vì chỉ so sánh giá giữa một bản Office và một gói Microsoft 365.

Office bản quyền giúp doanh nghiệp quản lý phần mềm bài bản hơn

Khi số lượng máy tính tăng lên, việc quản lý phần mềm cũng trở thành một phần trong quản trị hệ thống.

Doanh nghiệp nên lưu lại thông tin giấy phép, tài khoản quản trị, danh sách người dùng và thiết bị được cấp phép. Khi nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi máy tính, bộ phận phụ trách có thể chủ động kiểm tra và điều chỉnh quyền sử dụng.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên mua phần mềm từ nguồn cung cấp rõ ràng thay vì sử dụng các bản Office kích hoạt không chính thức.

Nên chọn Office 2024 hay Microsoft 365 cho doanh nghiệp nhỏ?

Có thể lựa chọn tương đối đơn giản:

• Chọn Office Home & Business 2024 nếu doanh nghiệp cần Office cài trên máy, nhu cầu ổn định và muốn mua một lần.
• Chọn Microsoft 365 Business Basic nếu chủ yếu làm việc trên web, cần email doanh nghiệp và lưu trữ đám mây.
• Chọn Microsoft 365 Business Standard nếu nhân viên cần Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên máy tính kết hợp với dịch vụ đám mây.
• Chọn Microsoft 365 Business Premium nếu doanh nghiệp có yêu cầu cao hơn về bảo mật và quản lý thiết bị.

Với phần lớn văn phòng nhỏ sử dụng máy tính Windows hằng ngày, Business Standard là phương án đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp muốn kết hợp ứng dụng Office trên máy tính với hệ thống dịch vụ trực tuyến.

GiaThuyStore cung cấp phần mềm và giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp

Việc lựa chọn Office bản quyền nên dựa trên số lượng nhân viên, cách thức làm việc và nhu cầu quản lý dữ liệu của doanh nghiệp thay vì chỉ chọn theo giá.

GiaThuyStore cung cấp các sản phẩm new 100%, laptop, máy in, phần mềm, PC, phụ kiện, linh kiện và thiết bị công nghệ chính hãng, hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.

CS BMT: 24/5 Giải Phóng, P. Tân Thành, Buôn Ma Thuột, Đắk Lắk.
CS HCM: 64 Trần Thị Nghỉ, P.7, Q. Gò Vấp, TP.HCM.
Hotline: 0964256379.